Todos los trabajos conllevan una serie de tareas pero en el caso de los emprendedores, y más si están empezando solos y no tienen un equipo detrás, la cantidad de tareas y actividades que tienen que realizar es mayor de lo habitual. En el día a día del emprenderor las agendas se llenan de tareas, los días a veces parece que no tienen suficientes horas y el emprendedor tiene que asumir diferentes roles y responsabilidades. Cumplir con todas ellas de manera eficaz para ser más productivo requiere una buena gestión del tiempo. 

Cuando el emprendedor tiene la sensación de que no llega a todo, de que el día se pasa volando, puede ser principalmente por tres razones:

1. Es demasiado perfeccionista, cada tarea que realiza le lleva más tiempo del necesario porque nunca la da por finalizada, siempre hay algo más que retocar, que cambiar,...
2. No sabe evitar las distracciones, hoy en día estamos rodeados de cosas que pueden interrumpir nuestra concentración, el móvil, el mail,... y nos hacen perder tiempo en cada tarea.
3. No sabe marcarse metas objetivos y prioridades y realiza las tareas sin orden, pasando de unas a otras, deja unas inacabadas para acabar otras menos importantes pero que le resultan más fáciles o le causan menos estrés.

¿Te reconoces en alguno de estos puntos? Vamos a ver unos consejos para gestionar el tiempo de forma más eficaz y ser más productivo.

Definir prioridades y metas reales

Cuando nos enfrentamos a un gran número de tareas tenemos que reconocer que no todas son igual de importantes ni tienen la misma urgencia o necesitan de los mismos recursos y de tu tiempo o energía. Por eso es importante saber establecer unas metas reales, que puedas alcanzar y saber clasificar las tareas, de forma que primero afrontaremos las más importantes. Es necesario reocnocer qué es lo más importante para tu empresa y qué es urgente y qué no.

Hay muchas herramientas que nos permiten realizar esta clasificación. Una de las más usadas es la matriz de Eisenhower que nos permite organizar las tareas pendientes clasificándolas según la importancia y la urgencia de la tarea. Consiste en clasificar las tareas en cuatro cuadrantes, los de arriba son las importantes y abajo las no importantes, y ambas se clasifican a su vez en urgentes y no urgentes. De forma que la matriz te indica que debes realizar primero las importantes- urgentes, programar las importantes-no urgentes, delegar las no importantes-urgentes, y eliminar las no importantes-no urgentes. Si quieres saber cómo realizar la matriz de Eisenhower, en este artículo  te lo explican muy bien https://asana.com/es/resources/eisenhower-matrix.

Una vez realizada la lista de tareas y clasificadas según su importancia y urgencia solo hay que ir afrontando cada una de ellas por orden. Es muy recomendable para ello llevar una agenda o calendario, o utilizar una aplicación de gestión de tareas que te permita seguir organizado e ir tachando objetivos alcanzados, hay muchas como Trello, Asana o Todoist.

Una recomendación que suele dar muy buen resultado es la regla de los 2 minutos. Si aparece una tarea que puedes realizar en 2 minutos hazla de inmediato en lugar de posponerla, la tacharás de la lista y será una preocupación menos. 

Fechas y plazos

Al empezar con un negocio puede ser difícil calcular el tiempo que necesitas cuando realizas un servicio para el cliente. Es importante que tengas claros los cálculos de tiempo cuanto antes, pero si en algún caso ves que ese plazo o fecha de entrega que te has marcado se te va de las manos, es mejor que hables con el cliente y le expliques la situación marcando una nueva fecha, evitando así quedar mal con el cliente y causarte un estrés inncesario.

Aprende a decir que no

No puedes hacerlo todo y a veces hay que decir que no a proyectos o tareas que no están dentro de tu objetivo de empresa o no van a mejorar tu situación como emprendedor.

Aprende a delegar

Cuando se emprende en un nuevo proyecto a menudo se hace solo o con un pequeño equipo y en una persona se reunen todos los roles y responsabilidades de una empresa, pero nadie sabe de todo y afrontar tareas de las que no tienes suficientes conocimientos te retrasarán en tus tareas y te crearán una gran carga de estrés. Por eso es necesario que reconozcas cuáles son las tareas que otros pueden realizar por ti y te liberen de ese gasto de tiempo y energía para dedicarte de forma más productiva a las realmente importantes. Puede ser que alguien te lleve el tema de contabilidad, las redes sociales o el marketing. 

Concéntrate

Si tienes bien priorizadas y definidas tus tareas pero vas interrumpiéndolas cada vez que recibas un mail o un WhatsApp tu concentración baja y cuando vuelves tienes que centrarte de nuevo en la tarea. Por eso para tareas importantes es bueno que te desconectes durante el tiempo necesario para no perder la concentración hasta que acabes la tarea.

En cualquier caso, si la tarea es larga la concentración no se puede mantener muy alta durante mucho tiempo, por eso es interesante que te marques descansos realistas para levantarte moverte un poco y volver a la tarea con más energía. Hay una técnica que se llama la técnica Podomoro que consiste en trabajar en bloques de 25 minutos y descansos de 5. Pero esto dependerá de tu capacidad de concentración y de la tarea.

No descuides tu vida personal

Cuando estás emprendiendo puede ser necesario ampliar el horario de trabajo en alguna ocasión pero no es recomendable que esto se convierta en una práctica habitual porque esto nos puede llevar a un agotamiento mental que se convierta en falta de concentración y desmotivación por las tareas. El tiempo personal y salir un poco de las tareas de la empresa nos beneficiará para estar más relajados y aprovechar después mejor el tiempo.

Evita la procastinación

A veces hay tareas que no nos apetece hacer porque son aburridas o no estamos motivados porque nos resultan dificiles. Si estas tareas son importantes tenemos que hacerlas. Un truco es dedicarles dos minutos mínimo, seguramente una vez que te pongas te motivaras a seguir adelante y acabarás la tarea. Y además será muy motivador tacharla de la lista.

Evalúa tu gestión

Cada persona es un mundo y lo que a otros les funciona no tiene que funcionate a ti, así que cada cierto tiempo evalúa si la gestión y las herramientas de gestión que utilizas es efectiva y adapta tus futuras planificaciones las veces que haga falta hasta que consigas una gestión del tiempo eficaz.

Esperamos que estas recomendaciones te ayuden a gestionar tu tiempo de una forma más eficaz lo que te hará llevar mejor el emprendimiento. Sabemos que es duro mantener la motivación en un proyecto, pero si ves que todo marcha sobre ruedas y que el tiempo que inviertes da sus frutos te será más fácil afrontar los retos que se te planteen día a día.

¡Sé productivo, gestiona tu tiempo!